Einen Link per Mail zu verschicken ist natürlich deutlich smarter als die Datei selbst zu verschicken. Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Die Datei bleibt auf dem Laufwerk und kann da bearbeitet oder betrachtet werden.
- Es gibt nur eine Version dieser Datei und nicht mehrere unterschiedlicher Versionen bei mehreren Personen.
Outlook bietet natürlich die Option einen Link einzufügen, aber der Vorgang ist eher aufwendig als bequem. Daher haben wir in der HFBK auf den Verwaltungsnetzrechner ein kleines Extra eingebaut. Im "Senden an"-Menü (welches mit einem Rechtsklick auf eine Datei geöffnet werden kann) finden sich 2 Einträge, die diesen Vorgang vereinfachen sollen.
HFBK - An E-Mail-Empfänger als Link: Mit dieser Option wird direkt eine neue E-Mail geöffnet, in der bereits ein vollständiger Link zu der Datei enthalten ist. Diese E-Mail kann man dann noch beliebig bearbeiten, seinen Text dazuschreiben und absenden. Der Empfänger kann direkt auf den Link klicken und die Datei öffnet sich. Allerdings nur, wenn der Empfänger auch Zugriff auf diesen Ordner und die Datei hat.
HFBK - An Zwischenablage als Pfad: Mit dieser Option wird keine E-Mail geöffnet, sondern der Pfad (der Ort der Datei) in die Zwischenablage kopiert. Mit "Einfügen" kann in fast jedem Programm, jedem Text oder auch in E-Mail somit der genaue Ort der Datei angegeben werden. Das funktioniert auch mit Ordner!
Beispiel eines kompletten Pfades einer Datei: G:\Public\Laufzettel\MusterAuswahlvermerk_NEU.docx
Beispiel eines kompletten Pfades eines Ordners: G:\Public\Laufzettel
Diese beiden Funktionen sollen die Zusammenarbeit mit gemeinsamen Dateien deutlich effizienter gestalten und dem Empfänger sehr viel genauer sagen, wo sich der Inhalt befindet.