Postfach voll, was nun...?

    Outlook teilt Ihnen mit, dass Ihr Postfach fast voll ist. Neben dem offensichtlichen Problem (das Postfach ist voll), ist dies in der Regel aber auch ein Hinweis auf andere, nicht so offensichtliche Probleme.

    In der Regel bedeutet das auch, dass
    • große Teile der Informationen und Unterlagen sich nur in Ihrem persönlichen Postfach befinden oder
    • große Teile der Informationen und Unterlagen doppelt vorhanden sind und
    • große Teile Ihres Postfachs mit überholten und nicht mehr benötigten Informationen belegt sind

    Ganz abgesehen vom Speicherplatzverbrauch, wirft das in der Regel auch organisatorische Probleme auf. Wenn sich die Geschäftsvorgänge in Ihrem Postfach befinden, sind diese natürlich nicht zugänglich für Ihre KollegInnen. Verlassen Sie die HFBK, aus was für Gründen auch immer, dann sind die Vorgänge in der Regel sogar ganz verloren.

    Es besteht also auf mehreren Ebenen Handlungsbedarf!

    Machen Sie sich bewusst, dass Outlook ein Kommunikationswerkzeug ist und keine Archivierungslösung. Niemand käme im nicht digitalen Kontext auf die Idee seine Aktenführung in seinem Postkasten zu organisieren!

    Folgende Maßnahmen werden empfohlen:
     
    1. Leeren Sie den Papierkorb und den SPAM-Ordner.
    2. Löschen Sie Nachrichten mit überholten oder irrelevanten Informationen. Fokussieren Sie sich dabei auf Mails mit Anlagen, denn der Text in Emails verbraucht kaum Speicherplatz.
    3. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Größe der einzelnen Ordner. Alle Ordner tragen zur Speicherplatzbelegung bei, nicht nur der Posteingang. Selbst Termine, insbesondere die mit Anlagen, belegen Speicherplatz.
    4. Überprüfen Sie dringend Ihre Arbeitsweise:
      Befinden sich bereits abgelegte Anlagen in Ihrem Postfach und sich damit doppelt vorhanden? Dann löschen Sie diese Anlagen bzw. die ganze Email aus Ihrem Postfach.
      Befinden sich noch nicht abgelegt Vorgänge in Ihrem Postfach, dann legen Sie diese im Gruppenlaufwerk Ihrer Abteilung ab. Sie werden damit auch zugänglich für Ihre KollegInnen.
    Vergessen Sie im Anschluss der Bereinigung nicht, den Papierkorb erneut zu leeren. Auch der Papierkorb zählt zum Speicherplatz!

    Speicherplatzverbrauch Ihres Postfachs ermitteln:


    1. Öffnen Sie Outlook.
    2. Klicken Sie oben links auf "Datei".
    3. Wählen Sie oben Ihr Konto aus (nur nötig, wenn es mehrere Konten gibt).
    4. Klicken Sie auf "Tools".
    5. Wählen Sie "Postfachbereinigung" aus.
    6. Klicken Sie auf "Postfachgröße anzeigen...".
    7. Sie sehen jetzt die Größe der jeweiligen Ordner.



    Große Emails finden:


    1.  Folgen Sie den Schritten 1 bis 6 aus der Anleitung oben um den Dialog "Postfach aufräumen" zu öffnen.
    2. Wählen Sie eine Größe aus um Emails zu suchen, die größer sind als der angegebene Wert.
    3. Klicken Sie auf "Suchen".
    4. Sie erhalten eine Auflistung aller Elemente, die Größer als der zuvor angegebene Wert sind. Außerdem sehen Sie die Größe der Email inkl Anlage.


    5. Sie können die einzelnen Elemente in dieser Liste direkt löschen, sofern sie nicht mehr relevant sind.
    6. Sie können die einzelnen Elemente auch direkt aus diesem Dialog mit einem Doppelklick öffnen und prüfen, ob der Inhalt noch relevant ist. Die Email kann auch hier gelöscht werden, bzw. nur die Anlage (Rechtsklick auf die Anlage - Anlage entfernen).


    Alte Emails finden:


    1. Folgen Sie den Schritten 1 bis 6 aus der Anleitung oben um den Dialog "Postfach aufräumen" zu öffnen.
    2. Wählen Sie ein Alter aus um Emails zu suchen, die älter sind als der angegebene Wert.
    3. Klicken Sie auf "Suchen".
    4. Sie erhalten eine Auflistung aller Elemente, die älter als der zuvor angegebene Wert sind.
    5. Sie können die einzelnen Elemente in dieser Liste direkt löschen, sofern sie nicht mehr relevant sind.
    6. Sie können die einzelnen Elemente auch direkt aus diesem Dialog mit einem Doppelklick öffnen und prüfen, ob der Inhalt noch relevant ist. Die Email kann auch hier gelöscht werden.

    (Wiederkehrende) Emails mit Anlagen:


    Leider ist es im Alltag immer noch üblich Mails mit Anlagen an dutzende Personen zu verschicken. Ein Verhalten, dass auf allen Ebenen problematisch ist. Es führt zu verstopften Postfächern und zu einem unnötigen Energieverbrauch.

    Ein Beispiel:

    In Ihrer Organisation wird wöchentlich ein wichtige Sitzung abgehalten und am Anschluss ein Protokoll verschickt. Dafür wird ein gängiges Format gewählt. Sagen wir mal ein Word-Dokument. Das ist nicht nur größer als ein ordentliches PDF, sondern erfordert auch ein spezielles Programm um es zu öffnen. Dieses eine Dokument wird so zu dutzenden Dokumenten in dutzenden Postfächern.

    Das Ergebnis könnte schlechter kaum sein. Alle Personen sind nun angehalten, das Dokument zu "verwalten". Selbst die, die sich eigentlich nicht für den Inhalt interessieren.

    Wie wäre es besser?

    Bleiben wir bei dieser fiktiven Organisation. Hätte diese z.B. ein gemeinsames Laufwerk, dann können das Dokument dort in einem sinnvollen Format (sagen wir mal PDF) abgelegt werden. Die Email müsste dann lediglich noch auf ein neues Protokoll hinweisen oder vielleicht den Link beinhalten. Diese EMail wäre um ein vielfaches kleiner, und das Dokument würde nur einmal Speicherplatz belegen.

    Ein sinnvoll großes Dokument vs. dutzende, viel zu große Dokument in allen Postfächern...!

    Was tun?

    Es ist davon auszugehen, dass sich in Ihrem Postfach viele derartige oder ähnliche Mails befinden. Z.B.:
     
    • Protokolle
    • Newsletter
    • Auftragsbestätigungen
    • Automatische Benachrichtigungen
    • Scans, die längst weitergeleitet wurden
    • Reiseunterlagen zur Documenta im Jahr 1987 nebst den besten Fotos
    • Hinweise auf längst vergangene Events, Termine, Aktionen
    • Mails der IT mit abschweifenden FAQ-Artikel und vielen Bildern
    • usw.
    Finden Sie diese Mails, indem Sie z.B. nach Absender oder Betreff sortieren. Löschen Sie sie, sofern die Informationen nicht mehr benötigt werden. Finden Sie auch die Mails dieser Art, die sich in Ihrem "Gesendete Elemente" Ordner befinden. Vielleicht haben auch Sie dieses eine Formular schon 50 mal verschickt und nun 50 Kopien davon im Postausgang.


    Die schlechte Nachricht ist, dass digitales Aufräumen auch nicht lustiger ist als das Wohnzimmer aufzuräumen. Sie haben aber zumindest die Möglichkeit nach Größe, Alter, Absender, Empfänger usw. zu sortieren! 


    Sie haben alle Möglichkeiten ausgeschöpft? Dann melden Sie sich nochmal bei der IT. Notfalls muss ein Archiv her, aber in der Regel schiebt dies das Problem nur auf und löst es nicht.
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