Mit der ArtCloud haben Sie die Möglichkeit Dateien und/oder Ordner mit anderen zu teilen. Dies geht sowohl mit internen Benutzern der ArtCloud als auch mit externen Benutzer (per E-Mail-Adresse).
HINWEIS: Falsche Einstellungen können dazu führen, dass andere Nutzer Ihre Dateien verändern oder sogar löschen. Gehen Sie beim Teilen unbedingt sorgfältig vor!
- Öffnen Sie die ArtCloud in Ihrem Browser mit diesem Link: https://artcloud.hfbk.net
- Wählen Sie die Datei oder den Ordner aus, den Sie teilen wollen
- Klicken Sie auf das Teilen-Symbol
- Es öffnet sich das Teilen-Menü
- Wenn Sie mit einem internen Nutzer der ArtCloud teilen wollen, dann geben Sie den Namen des Nutzers in das Adressfeld ein. Bei einem externen Nutzer geben Sie die E-Mail-Adresse des Nutzers ein.
- Sobald Sie auf den Namen oder die E-Mmail-Adresse eingegeben haben, erscheinen die Nutzer in der Teilen-Liste. Im Bild sehen Sie einen E-Mail-Nutzer (1. roter Kasten) und einen internen Nutzer (2. roter Kasten).
- WICHTIG: Sie sollten jetzt noch die Rechte und evtl. die Laufzeit der Freigabe anpassen. Per Voreinstellung sind Lesen und Download erlaubt. Die Laufzeit der Freigabe beträgt 90 Tage. Danach wird die Freigabe automatisch aufgehoben und evtl. kommunizierte Links werden dauerhaft ungültig.
- Klicken Sie dazu auf die drei Punkte hinter dem Nutzername/der E-Mail-Adresse. Es öffnet sich das Berechtigungsmenü. Das Menü ist für externe Nutzer und interne Nutzer unterschiedlich. Das linke Bild zeigt einen externen Nutzer, das rechte Bild einen internen Nutzer.
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Die Berechtigungsmöglichkeiten für einen externen Nutzer:
Schreibgeschützt: Der Nutzer kann lesen aber nichts verändern
Hochladen und Bearbeiten erlauben: Der Nutzer kann Lesen/Bearbeiten/Löschen und neue Dateien hochladen
Dateien ablegen (nur Hochladen): Der Nutzer kann ausschließlich Dateien in den Ordner hochladen
Benutzerdefinierte Berechtigungen: Hier können die Berechtigungen noch genauer eingestellt werden. Z.B. Lesen, Hochladen und Löschen, aber nicht Bearbeiten.
Download verbergen: Die Möglichkeit Dateien herunterzuladen wird deaktiviert
Passwortschutz: Der Zugriff wird mit einem Passwort geschützt. Diese wird automatisch generiert, kann aber auch selbst definiert werden.
Ablaufdatum setzen: Die Freigabe kann hier zeitlich begrenzt werden. Zum eingestelltem Datum wird die Freigabe automatisch gelöscht. Voreingestellt sind 90 Tage.
Notiz an Empfänger: Hier kann eine Nachricht zur Freigabe hinzugefügt werden. Diese wird direkt per Mail an den Nutzer gesendet
Freigabe aufheben: Die Freigabe wird augenblicklich entfernt
Die Berechtigungsmöglichkeiten für einen internen Nutzer:
Bearbeitung erlauben: Dateien können verändert werden
Erstellen erlauben: Dateien und Ordner können erstellt werden
Löschen erlauben: Dateien und Ordner können gelöscht werden
Weiterteilen erlauben: Die Inhalte können mit weiteren Personen geteilt werden. Achtung, Sie haben keine Kontrolle darüber mit wem!
Download erlauben: Dateien und Ordner können heruntergeladen werden
Ablaufdatum setzen: Die Freigabe kann hier zeitlich begrenzt werden. Zum eingestelltem Datum wird die Freigabe automatisch gelöscht. Voreingestellt sind 90 Tage.
Notiz an Empfänger: Hier kann eine Nachricht zur Freigabe hinzugefügt werden. Diese wird direkt per Mail an den Nutzer gesendet
Freigabe aufheben: Die Freigabe wird augenblicklich entfernt
- Stellen Sie die gewünschten Berechtigungen ein. Die Einstellungen werden sofort aktiv.
- Sie können Ihre Freigaben jederzeit im Freigabe-Menü auf der linken Seite oder direkt an der Datei oder dem Ordner einsehen und bearbeiten